Las políticas de reporte de deficiencias de seguridad (implementadas en muchas industrias) surgieron precisamente como un modo de capturar y monitorear la “deriva práctica” que se produce, de forma permanente y estructural, entre la realidad y la teoría de las operaciones.  En efecto, la ocurrencia de accidentes de gran impacto atribuidos a problemas de la operación cotidiana que “todo el mundo conocía” pero que nadie había comunicado, ponen de manifiesto las serias limitaciones del enfoque tradicional de captura de datos “top down”, que consiste simplemente en la identificación de peligros mediante las observaciones de terreno,  marcando la necesidad de favorecer el reporte de condiciones de riesgo (de fallas latentes) por parte de quienes las padecen, es decir, los operadores de primera línea. El desarrollo de sistemas de reporte es, sin duda, un tema apasionante que ha sido objeto de mucho debate en el campo de los Factores Humanos. La clave de este debate radica en comprender cómo pueden hacer las organizaciones para crear condiciones en las que el personal operativo notifique las deficiencias de manera proactiva, aun cuando éstas pueden abarcar temas conflictivos (como por ejemplo, infracciones rutinarias a procedimientos establecidos).

La mayoría de los autores que han investigado esta temática indican que para que un sistema de reporte funcione adecuadamente debe cumplir, al menos, con las siguientes premisas:

• Confidencialidad: el hecho de que cierta información susceptible de identificar a las personas sea fácilmente accesible suele desalentar el reporte.
• Claridad sobre lo que es punible y no punible: las organizaciones ambiguas en sus políticas de sanción y reconocimiento suelen provocar confusión (y temor) en los reportantes.
• Simplicidad en el proceso, accesibilidad y “usabilidad” de la herramienta: La experiencia en esta materia indica que para que un sistema funcione adecuadamente debe contemplar diversos modos de ingreso de la información y formularios sencillos de completar.
• Tratamiento de la información: los sistemas de reporte no solamente tienen como objetivo contribuir a la identificación (y solución) de problemas puntuales (reportes individuales), sino que es necesario que el sistema contenga en su propio diseño una taxonomía, y un proceso de análisis estadístico permanente capaz de detectar problemas y orientar la toma de decisiones “macro” en la inversión de los recursos.
• Feedback al reportante: está ampliamente comprobado que cuando un trabajador reporta problemas y no recibe ninguna respuesta, deja de informar. Es por ello que un tema central en el diseño de los sistemas es el establecimiento de un mecanismo de feedback al reportante sobre las soluciones implementadas, que ya es de por sí una forma de reconocimiento y por lo tanto, de reforzar el comportamiento.

La implementación de un programa de notificación de seguridad debe servir para :

• Conocer los desvíos de forma proactiva, antes de la ocurrencia de eventos.
• Permanecer informados a partir del input de quienes estan en contacto cotidiano con los problemas.
• Establecer prioridades de inversión de los recursos para las medidas de acción, a partir de información empirica proveniente del terreno.